Como nós otimizamos nossas reuniões empresariais

Como otimizamos as reuniões no Iguassu Coworking em Foz do Iguaçu

Já ouviu falar que uma reunião produtiva é aquela que demora o tempo de tomar um cafezinho? Ou que as reuniões realmente produtivas costumam ser rápidas, tem ao menos um objetivo a ser alcançado e gerar algum tipo de ação futura?

Quando falamos em reuniões produtividade falamos de várias condições para atingir os objetivos em questão e isso varia de empresa para empresa. Mas por aqui, no Iguassu Coworking em Foz do Iguaçu, conseguimos chegar em algumas ações e ferramentas que realmente nos ajudam na realização de reuniões objetivas e de sucesso.

 

Vamos compartilhar aqui alguns elementos de pré, durante e pós reunião que você pode fazer suas reuniões mais produtivas e otimizadas.

 

1 – Objetivo:

Defina previamente o foco da reunião e o que deve ser alcançado quando a reunião terminar.

 

2 – Pauta

Toda reunião precisa de um roteiro. Tenha-o em mãos, a ideia aqui é definir os assuntos que serão tratados a fim de organizá-los de acordo com o tempo proposto para a atividade (aplicação de gestão do tempo). É importante para dar ritmo e afastar possíveis distrações. Além disso, importante também definir o tipo de reunião a ser realizada, será um encontro para feedback, brainstorming, workshop mão na massa ou apresentação de resultados.

Obs: Para que o roteiro seja eficiente, organize os assuntos por ordem de relevância e estabeleça um limite de tempo para discussão de cada um deles.

 

3 – Use um cronômetro ou também um time keeper

Controlar o tempo é dever de todos na reunião, quando o tempo fica visível é mais fácil de conseguir manter o controle do tempo. É importante garantir que tudo que foi pré-estabelecido na pauta seja abordado dentro do tempo de reunião. E outra opção também é uma pessoa responsável pelo controle do tempo – time keeper – , que ao longo da reunião pontuará quanto tempo cada tópico ainda tem para ser trabalho. A ideia é que esse cargo seja rotativo e que a cada reunião tenha uma pessoa diferente nessa missão.

 

4 – Conduza a reunião e faça uma ata

Escolha uma pessoa para conduzir a reunião, registrar as ações e cortar conversas paralelas. A ata é essencial para que as decisões tomadas sejam registradas ao longo da reunião e divulgadas a todos os participantes ao final. É uma maneira de formalizar e alinhar toda a equipe de tudo que foi discutido.

 

5 – Não trabalhe na reunião

Se não for uma reunião aonde algum trabalho deva ser feito, mas apenas discutido, não caia no erro de agir durante a reunião – reunião é reunião -, além de tomar tempo acaba perdendo o foco da discussão.

 

6 – Moderação

A moderação deve ser conduzida por quem pediu a reunião ou por quem toma a decisão final. No caso de uma equipe horizontal, pode-se eleger um moderador para cada reunião de acordo a relação das atividades desempenhadas pela pessoa e o assunto central da reunião. Ao longo da atividade, ele moderará as discussões, coordenando de maneira que tudo seja falado de acordo com a pauta e que as pessoas tragam seus pontos de vista de forma transparente e sadia.

 

7 – Pasta compartilhada na nuvem

Usar uma pasta compartilhada na nuvem é uma forma de otimizar as atividades grupais de centralizar as informações trazidas por todos, onde os participantes podem compartilhar e editar conjuntamente documentos que são de importância ou servirão de fonte para discussões na reunião. Trata-se de uma solução simples e fácil que pode ser iniciada antes mesmo da reunião começar.

 

8 – Participação remota

Nem sempre é preciso estar presente fisicamente para atender a uma reunião. Utilizar ferramentas para chamadas online facilitam o acesso a times distantes e reduzem os custos da empresa, significativamente. Há várias plataformas, softwares e ferramentas online GRATUITAS que entregam esta solução. Use-as.

 

9 – Agendas compartilhadas

Uma solução para as remarcações é o uso de agendas compartilhadas, recurso gratuito e de fácil manipulação, Com as agendas compartilhadas é possível enviar convites e receber aceite de todos os envolvidos o que certifica que todos estão cientes da data e horário da reunião. E dependendo da agenda escolhida o participante ainda recebe um aviso 15, 30 45 min ou até 01 dia antes da reunião iniciar.

 

10 – Convidados participantes

Chame somente as pessoas diretamente envolvidas com os temas em pauta, isso evita devaneios de temas e interesses o que encurta bastante o tempo de reunião.

 

11 – Espaço otimizado e pronto para reuniões

Prefira fazer suas reuniões em espaços especializados e otimizados para isso. Espaços de Coworking oferecem salas para reuniões mobiliadas e prontas para entrar e fazer suas reuniões em ambiente neutro e próprio para isso. O Iguassu Coworking em Foz do Iguaçu oferece além da sala mobiliada, climatizada e otimizada para reuniões, café Melitta Regiões brasileiras, água, banheiro privativo e ainda auxílio na recepção de participantes. Conheça mais clicando aqui.

 

12 – Fechamento

Para terminar a reunião pode se fazer um resumo das decisões acordadas para clareza entre todos os participantes e também é muito importante por sinal, enviar um e-mail aos participantes agradecendo a presença e pontuando as principais ideias e ações definidas. Assim, ninguém pode dizer que não sabia ou que não foi falado.

 

Agora você pode testar todos estes elementos e nos falar como foi a sua reunião.

Sinta-se a vontade para sugerir alterações que possam incrementar o texto.

Até a próxima! #vemproIC

Posted on 09/08/2018 in Coworking, Empreendedorismo, Reuniões

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Response (1)

  1. […] como otimizar o tempo no ambiente de trabalho, evitando reuniões demoradas demais e sem objetivo definido, também ajuda a não sobrecarregar a […]

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